Datenschutzerklärung

3.1 Website-Auslieferung und Infrastruktur (Bunny.net)

Für die Auslieferung unserer Website sowie die dahinterliegende Infrastruktur setzen wir Dienste von BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien, ein. Konkret nutzen wir:

• CDN (Content Delivery Network): Auslieferung der statischen Website-Dateien (HTML, JavaScript, CSS) über ein global verteiltes Server-Netzwerk
• Edge Scripting: Serverseitige Logik, die an Bunny.net-Knoten ausgeführt wird
• Storage: Speicherung statischer Dateien und Assets

Bei jedem Seitenaufruf verarbeitet Bunny.net technische Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL sowie Browser- und Geräteinformationen. Diese Daten sind technisch für die Websiteauslieferung erforderlich. Gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bunny.net vertraglich verpflichtet, alle rohen Logdaten einschließlich personenbezogener Informationen ausschließlich im Arbeitsspeicher (RAM) zu halten und nach 20–30 Sekunden automatisch zu löschen. Bunny.net speichert IP-Adressen und Verbindungsdaten nicht dauerhaft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website).

Ort der Verarbeitung: Die Website wird ausschließlich über Bunny.net-Knoten in EU-Mitgliedsstaaten ausgeliefert. Eine Übermittlung von Verbindungsdaten in Drittländer findet nicht statt. Diese Daten werden ausschließlich im Arbeitsspeicher (RAM) der jeweiligen CDN-Knoten gehalten und nach 20–30 Sekunden automatisch gelöscht; eine dauerhafte Speicherung findet nicht statt. Bunny.net sichert vertraglich zu, dass alle eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen entsprechend den Anforderungen der DSGVO umsetzen.

Weitere Informationen: bunny.net/privacy (öffnet in neuem Tab) und bunny.net/gdpr (öffnet in neuem Tab)

3.2 Anwendungsdaten (netcup)

Alle Nutzerdaten – insbesondere Kontodaten, Termine und Buchungsinformationen – werden ausschließlich auf Servern der netcup GmbH an deren Standorten Nürnberg (Deutschland), Wien (Österreich) und Amsterdam (Niederlande) verarbeitet und gespeichert. Es findet keine Übermittlung dieser Daten in Drittländer statt.

Die Verarbeitung erfolgt derzeit ausschließlich am Standort Nürnberg.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Verarbeitung von Nutzerdaten wie Kontodaten, Termine und Buchungsinformationen; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für den technischen Betrieb und die Gewährleistung der Sicherheit und Integrität der Anwendungsinfrastruktur.

4.1 Öffentliche Website (Landingpage)

Beim Besuch unserer öffentlichen Website werden ausschließlich die unter Abschnitt 3.1 beschriebenen technischen Verbindungsdaten durch Bunny.net verarbeitet. Darüber hinaus werden keine personenbezogenen Daten erhoben.

4.2 Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung von Terminaro ist eine Registrierung erforderlich. Dabei verarbeiten wir folgende Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gehasht gespeichert)
• Kontobezogene Einstellungen und Konfigurationen
• Zeitpunkt und Versionskennung der akzeptierten Nutzungsbedingungen
• Zeitpunkt und Versionskennung des akzeptierten Auftragsverarbeitungsvertrags, sofern er vertraglich einbezogen ist
• Aufzeichnung jeder einzelnen Zustimmung samt Angabe des Wegs, über den sie einging: bei der Registrierung, über die Zustimmungsseite im Konto oder aus einer zuvor gespeicherten Zustimmung übernommen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person). Die Angaben sind zur Nutzung des Dienstes erforderlich; wird eine Registrierung nie abgeschlossen, kommt kein Vertrag zustande und es greift die vorvertragliche Alternative.

Speicherdauer: Die Daten werden für die Dauer der Kontonutzung gespeichert. Nach Vertragsende werden sie innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Diese Frist verschiebt sich, wenn für das Konto eine dokumentierte Aufbewahrungsausnahme hinterlegt ist – das ist insbesondere dann der Fall, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, namentlich nach § 257 HGB und § 147 AO, die eine Aufbewahrung handels- und steuerrelevanter Unterlagen für bis zu 10 Jahre verlangen können –, und sie verschiebt sich für 56 Tage nach der letzten per SEPA-Lastschrift geleisteten Zahlung, solange diese Zahlung noch zurückgegeben werden kann.

Unabgeschlossene Registrierungen: Eine Registrierung, deren E-Mail-Adresse nie bestätigt wird, wird 7 Tage nach ihrem Beginn gelöscht. Eine bestätigte, aber nie abgeschlossene Registrierung wird 30 Tage nach der Bestätigung gelöscht. In beiden Fällen entsteht kein Konto und es bleiben keine Registrierungsdaten zurück.

4.3 Sitzungsverwaltung

Im eingeloggten Bereich verwendet Better Auth technisch notwendige Sitzungsmechanismen, damit Nutzerinnen und Nutzer zwischen dem Frontend und den Convex-Authentifizierungsendpunkten angemeldet bleiben können, ohne bei jedem Seitenaufruf erneut ihr Passwort eingeben zu müssen.

Dazu gehören technisch notwendige Session-Cookies und, abhängig vom Authentifizierungsablauf, zusätzliche browserseitige Sitzungsdaten. Diese Mechanismen werden ausschließlich zur Authentifizierung eingesetzt und nicht für Tracking- oder Werbezwecke verwendet.

Rechtsgrundlage: §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch notwendig für die Erbringung des Dienstes). Eine Einwilligung ist nicht erforderlich.

4.4 Terminbuchungsformular

Personen, die über ein öffentlich geteiltes Buchungsformular einen Termin buchen, übermitteln folgende Daten:

• Name (Pflichtfeld)
• E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
• Besuchersprache (erforderlich)
• Unternehmen (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Grund der Buchung (optional)
• Besucher-Zeitzone (erforderlich)

Diese Daten werden zur Verwaltung des Termins und zur Abwicklung der Buchung gespeichert. Der Kontoinhaber, der das Buchungsformular bereitstellt, ist alleiniger Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten der über das Formular buchenden Personen. Terminaro verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kontoinhabers gemäß Art. 28 DSGVO und handelt dabei ausschließlich nach dessen Weisungen. Buchende Personen können ihre Betroffenenrechte (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) gegenüber dem jeweiligen Kontoinhaber geltend machen.

Die Besuchersprache wird gespeichert und verwendet, um die Buchungsbestätigung in der Sprache der buchenden Person zu versenden.

Sofern angegeben, wird das Unternehmen zur organisatorischen Zuordnung der Buchung zum geschäftlichen Kontext der buchenden Person verwendet, die Telefonnummer zur kurzfristigen Kontaktaufnahme bei Änderungen oder Absagen und der Buchungsgrund zur inhaltlichen Vorbereitung auf den Termin.

Die Besucher-Zeitzone wird verwendet, um den gebuchten Termin in der Ortszeit der buchenden Person darzustellen, insbesondere auf der Buchungsseite, im Stornoablauf und in Buchungsbestätigungs-E-Mails.

Mit Kontoinhabern, die Terminaro zur Verarbeitung von Buchungsdaten einsetzen, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Diese Vereinbarung kann hier eingesehen werden: terminaro.eu/de/dpa.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person).

Speicherdauer: Buchungsdaten werden bis 90 Tage nach dem Terminzeitpunkt gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Das aktuelle Produkt-Setup geht davon aus, dass für diese Buchungsdaten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten.

Auf dem Buchungsformular wird ein Hinweis auf diese Datenschutzerklärung angezeigt.

4.5 Warteliste

Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, sich für den Early Access von Terminaro in eine Warteliste einzutragen. Dabei erheben wir ausschließlich die E-Mail-Adresse der eintragenden Person.

Zweck: Benachrichtigung über den Launch von Terminaro.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Eintragung erfolgt freiwillig.

Speicherdauer: Die E-Mail-Adresse wird bis zum Launch von Terminaro, spätestens jedoch bis zum 1. Januar 2027, oder bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert – je nachdem, was zuerst eintritt. Ein Widerruf ist jederzeit möglich durch Kontaktaufnahme mit: datenschutz@terminaro.eu

4.7 Abrechnung und Zahlungen

Bei kostenpflichtigen Tarifen arbeiten wir mit zwei Dienstleistern. Fakturia, betrieben von der Luminea IT Services GmbH in Deutschland, erstellt in unserem Auftrag Verträge, Rechnungen und Mahnungen. Die Stripe Payments Europe, Limited in Irland wickelt Kartenzahlungen und SEPA-Lastschriften ab. Kartennummern und IBANs werden direkt bei Stripe eingegeben; Terminaro erhält und speichert sie zu keinem Zeitpunkt.

In unserem eigenen System speichern wir nur die für Abrechnung, steuerliche Nachweise und Funktionsfreigabe nötigen Daten: eine Referenz auf deinen Kundendatensatz beim Zahlungsdienstleister, eine Referenz auf deinen Vertrag beim Abrechnungsdienstleister, deinen aktuellen Tarif, den Abonnementstatus, den Zahlungszustand (Mahnstufe und Ende der Kulanzfrist), die Zahlungsart (Karte oder SEPA-Lastschrift), eine Referenz auf das Zahlungsmittel bzw. das SEPA-Mandat, das Laufzeitende, die Beweismittel zu deiner Ansässigkeit (das Land deiner Rechnungsanschrift, jedes von dir angegebene Land samt dem Zeitpunkt der Angabe und das Land deines Zahlungsmittels), die Daten des SEPA-Mandats (die Mandatsreferenz, unsere Gläubiger-Identifikationsnummer sowie die Annahme mit Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung und Adresse der Mandatsseite), den Datensatz der Prüfung deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie – im steuerlichen Nachweis und im Mandatsnachweis – ein geschlüsseltes Pseudonym deiner E-Mail-Adresse.

Dieser letzte Punkt hat genau einen Grund. Die beiden Aufzeichnungen überdauern dein Konto, und nichts sonst in ihnen führt von dir zu ihnen, sobald das Konto weg ist. Das Pseudonym wird aus deiner E-Mail-Adresse mit einem Geheimnis berechnet, das nur unser Server hat; die Adresse lässt sich daraus nicht zurücklesen. Es ist das, womit wir die Aufzeichnungen wiederfinden, um eine Auskunft oder einen Widerspruch beantworten zu können. Es hat eine Grenze, die wir lieber nennen als verschweigen: Es entsteht aus der Adresse, die im Moment der Zahlung hinterlegt war. Aufzeichnungen zu Zahlungen unter einer E-Mail-Adresse, die du seitdem geändert hast, findet es deshalb nicht.

Rechnungen, Zahlungsdetails und das SEPA-Mandat selbst liegen bei diesen Anbietern. Deine IBAN und deine Kartennummer erreichen Terminaro nie. Die Referenz auf das Mandat und die oben genannten Annahmedaten speichert Terminaro dagegen ebenfalls, weil sie Beweismittel sind, die wir unabhängig von jedem Anbieter selbst vorlegen können müssen.

Zweck: Bereitstellung kostenpflichtiger Tarife, Rechnungsstellung, Bestimmung und Nachweis des Besteuerungsorts sowie gesetzliche Buchführungspflichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Zahlungsabwicklung, das SEPA-Mandat und die Bereitstellung des Tarifs; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) für die Aufbewahrung von Rechnungen und für den steuerlichen Nachweis, den wir zu jeder Zahlung führen und der die nach Art. 24b der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 verlangten Beweismittel zur Ansässigkeit sowie die Bestätigung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 18e UStG enthält; und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) für den gesonderten Mandatsnachweis, den wir zu jeder von uns eingezogenen Lastschrift führen, um bei einem späteren Streit zeigen zu können, dass der Einzug autorisiert war. Einer Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses kannst du nach Art. 21 DSGVO widersprechen; Abschnitt 8 beschreibt, wie.

Speicherdauer: Rechnungsdaten werden von unserem Abrechnungsdienstleister für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Stripe darf Daten über das Vertragsende hinaus aufbewahren, soweit eine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist, insbesondere zur Geldwäscheprävention.

Drei Aufbewahrungsfristen, aber nicht für dieselben Daten: Die Mandatsdaten – die Mandatsreferenz, unsere Gläubiger-Identifikationsnummer und die Einzelheiten der Annahme, darunter die IP-Adresse – werden an zwei Orten gespeichert, und jeder dieser Orte hat seine eigene Frist. Als Teil deines Zahlungsmittels dienen sie dem Einzug selbst: Sie werden zusammen mit deinem Konto gelöscht, und nur dort, wo eine SEPA-Lastschrift noch zurückgegeben werden kann, wird die Löschung des zugehörigen Abrechnungsdatensatzes um bis zu acht Wochen aufgeschoben, damit eine Rücklastschrift zugeordnet werden kann. Zu jeder tatsächlich eingezogenen Lastschrift führen wir zusätzlich einen gesonderten Mandatsnachweis – die Mandatsreferenz, unsere Gläubiger-Identifikationsnummer, den Zeitpunkt der Annahme, die Browserkennung, die Adresse der Mandatsseite und die IP-Adresse dieser Annahme –, der belegt, dass dieser Einzug autorisiert war und wann. Das kann noch lange nach diesen acht Wochen von Bedeutung sein, denn eine als nicht autorisiert bestrittene Lastschrift kann bis zu 13 Monate lang beanstandet werden. Wir bewahren den Mandatsnachweis auf, bis Ansprüche aus dem Einzug verjährt sind: drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Einzug stattgefunden hat (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Die 13 Monate liegen darin. Mehr Orte gibt es für deine Mandatsdaten nicht. Die Kopie an deinem Zahlungsmittel geht mit deinem Konto; der Mandatsnachweis geht drei Jahre nach dem Jahr des Einzugs – es sei denn, es läuft eine Außenprüfung, die diese Löschung über denselben Schalter und aus demselben Grund anhält wie die Löschung des steuerlichen Nachweises, der als Nächstes beschrieben wird. Die dritte Frist gehört einem Nachweis, der überhaupt keine Mandatsdaten enthält: Der steuerliche Nachweis, den wir zu jeder Zahlung führen, belegt allein, wo du zum Zeitpunkt der Zahlung ansässig warst, und wir müssen ihn acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Diese Frist beginnt am 1. Januar des Jahres nach der Zahlung, und die Nachweise werden jahrgangsweise gelöscht, sobald sie abgelaufen ist. Sie läuft nicht ab, solange die Nachweise noch für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist, insbesondere während einer laufenden Außenprüfung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, § 171 Abs. 4 AO). Die IP-Adresse der Mandatsannahme liegt beim Mandatsnachweis und nicht mehr im steuerlichen Nachweis; nach Ablauf dieser drei Jahre trägt der steuerliche Nachweis zu einer SEPA-Zahlung deshalb ein Beweismittel zur Ansässigkeit weniger als zuvor. Deine Mandatsdaten können also aus deinem Zahlungsmittel längst verschwunden sein, während der Mandatsnachweis sie noch trägt – und sie können aus beiden fort sein, während der steuerliche Nachweis zu derselben Zahlung noch aufbewahrt wird, denn dieser Nachweis betrifft deine Ansässigkeit, nicht dein Mandat. Die acht Jahre gelten nicht für deine Mandatsdaten.

Kontolöschung: Löschst du dein Konto, werden weder die steuerlichen Nachweise noch die Mandatsnachweise mitgelöscht. Für die steuerlichen Nachweise erlaubt das Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, für die Mandatsnachweise Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO, der die Verteidigung von Rechtsansprüchen erfasst. Stattdessen schränken wir die Verarbeitung beider nach Art. 18 DSGVO ein, sodass sie ausschließlich für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und für die Beantwortung einer bestrittenen Lastschrift vorgehalten und für nichts anderes genutzt werden. Das oben beschriebene geschlüsselte Pseudonym deiner E-Mail-Adresse ist das, was auch nach dem Verschwinden des Kontos noch von dir zu ihnen führt.

Stripe als eigenständig Verantwortlicher: Stripe verarbeitet einen Teil dieser Daten für eigene Zwecke, insbesondere zur Betrugsprävention, zu Geldwäsche- und Identitätsprüfungen, zur Abwehr finanzieller Verluste und zur Auswahl der beteiligten Banken und Zahlungsmethodenanbieter. Für diesen Teil sind Auskunfts- und Löschanfragen unmittelbar an Stripe unter dessen eigener Datenschutzerklärung zu richten; wir können dort weder Auskunft geben noch eine Löschung veranlassen. Soweit Stripe als unser Auftragsverarbeiter handelt, leitet es solche Anfragen an uns weiter.

Hinweis: Vertragspartei der Zahlungsabwicklung ist die Stripe Payments Europe, Limited in Irland; DSGVO-Hauptniederlassung von Stripe ist die Stripe Technology Company Ltd. in Irland. Stripe übermittelt gleichwohl personenbezogene Daten in Drittländer. Übermittlungen in die USA stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Stripe, LLC zertifiziert ist. Übermittlungen nach Indien, wo Stripe eine Konzerngesellschaft für Support und für bestimmte regulierte Daten unterhält, stützen sich auf die EU-Standardvertragsklauseln. Die Luminea IT Services GmbH arbeitet aus Deutschland und speichert unsere Abrechnungsdaten in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Für die Verarbeitung durch diese Anbieter gelten ergänzend deren eigene Datenschutzerklärungen.